Self-Hosting met Docmost: Teams, Spaces & Permissies (2026)

Het deployen van Docmost op je VPS is slechts het begin. De echte waarde ligt in hoe je de kennisbasis van je team structureert. Deze gids behandelt de praktische kant van het draaien van Docmost voor een team: het organiseren van spaces, het instellen van permissies, het begrijpen van gebruikssituaties en het maximale halen uit self-hosting.

Waarom kiezen teams voor Docmost

Docmost is ontwikkeld om de friction van Confluence en de vendor lock-in van Notion te vervangen. Voor self-hosters lost het een echt probleem op: enterprise teams hebben samenwerkingsdocs met toegangscontrole nodig, en de open-source markt had tot nu toe geen uitgewerkte optie totdat Docmost kwam.

Redenen waarom teams voor Docmost kiezen:

• Geen per-seat prijsstelling - je kosten zijn alleen de VPS (~€5-6/maand)
• Data-soevereiniteit - alle documenten blijven op jouw server
• Realtime samenwerking - live cursors, geen save-conflicten
• Hiërarchische structuur - geneste pagina’s werken zoals Notion
• Granulaire permissies - controleer wie kan bekijken, reageren of bewerken op elk niveau

Aanbevolen VPS voor gebruik door teams

Voor een team tot 20 gebruikers raden wij aan:

Inzicht in de structuur van Docmost

Docmost organiseert content in drie niveaus:

Werkruimte
  └── Space (bijv. "Engineering", "Product", "HR")
        └── Pagina (bijv. "API Referentie")
              └── Sub-pagina (bijv. "Authenticatie")

Werkruimte: De bovenste container voor jouw hele organisatie. Alle gebruikers binnen een werkruimte kunnen elkaar zien.

Spaces: Denk aan afdelingen of projecten. Elke space heeft eigen leden en permissies. Een gebruiker kan lid zijn van sommige spaces maar niet van anderen.

Pages: De daadwerkelijke documenten. Pagina’s ondersteunen geneste sub-pagina’s voor diepe documentatie-hiërarchieën.

Het opzetten van Spaces voor jouw team

Een goede structuur van spaces scheidt belangen en beperkt ruis. Voorbeelden van opzetten:

Voor een softwarebedrijf:

Engineering/
  Architecture Decisions
  API Referentie
  Runbooks
Product/
  Roadmap
  Feature Specs
  User Research
HR/
  Onboarding
  Beleid

Voor een bureau:

Intern/
  Processen
  Sjablonen
Klanten-ProjectNaam/
  Briefings
  Opleveringen
  Vergaderverslagen

Om een space aan te maken in Docmost:

1. Klik op “Nieuwe Space” in de zijbalk
2. Geef de space een naam en eventueel een icoon
3. Stel de zichtbaarheid van de space in (publiek voor werkruimte of privé)
4. Voeg leden toe en wijs rollen toe

Permissiemodel

Docmost gebruikt rolgebaseerde toegangscontrole op twee niveaus:

Werkruimte Rollen

• Eigenaar: Volledig beheer - beheert facturering, leden en alle instellingen
• Beheerder: Kan leden en spaces beheren
• Lid: Standaard gebruiker met toegang tot toegestane spaces

Space Rollen

• Beheerder: Kan instellingen van de space beheren, leden en alle pagina’s
• Editor: Kan pagina’s aanmaken en bewerken
• Lezer: Alleen-lezen toegang

Stel een space in op privé en voeg alleen relevante leden toe. Dit is ideaal voor gevoelige spaces zoals HR of Financiën.

Realtime samenwerking in de praktijk

Docmost gebruikt operationele transformatie (OT) om gelijktijdige bewerkingen te verwerken. In de praktijk betekent dit:

• Meerdere gebruikers zien elkaars cursors tijdens het bewerken
• Wijzigingen worden direct gesynchroniseerd zonder handmatig op te slaan
• Pagina geschiedenis stelt je in staat terug te keren naar een vorige versie

Voor een goede werking moet je VPS een stabiele verbinding hebben en juiste WebSocket-ondersteuning in je Nginx-config (zie de Upgrade en Connection headers in onze installatiegids).

Integraties en uitbreidingen

Docmost ondersteunt standaard diverse integraties:

• SMTP e-mail: voor uitnodigingen en meldingen - configureren via Instellingen > Mail
• OIDC/SSO: koppelen aan Keycloak, Authentik of andere OIDC providers voor gecentraliseerde authenticatie
• Eigen domein: Host Docmost op je eigen subdomein via Nginx
• Webhooks: Triggert externe acties wanneer pagina’s worden aangemaakt of aangepast (controleer de huidige release voor beschikbaarheid)

Gebruikssituaties

Engineering Team Wiki

Bewaar architectuurkeuzes (ADRs), deployment-runbooks, incident post-mortems en API-documentatie. The codereeksen en geneste pagina’s maken technische documentatie overzichtelijk.

Interne kennisbank

HR-beleid, onboardingchecklists, bedrijfsreglement - alles op één plek, met alleen-lezen toegang voor medewerkers en bewerkingsrechten voor HR.

Projectdocumentatie

Gebruik één space per klant of project. Deel alleen-lezen links met externe stakeholders of beperk tot interne teams.

Persoonlijke kennisbeheer

Een enkele Docmost-instantie kan ook dienen als zelfgehoste Notion voor één persoon - goedkoper en privéder dan SaaS-alternatieven.

Onderhoudstips

• Backups: Plan dagelijkse pg_dump-backups en bewaar ze off-site (S3, Backblaze B2, enz.)
• Updates: Voer regelmatig docker compose pull && docker compose up -d uit voor security patches
• Monitoring: Gebruik Uptime Kuma (ook self-hosted) om je te waarschuwen als Docmost uitvalt
• Resourcecontrole: Voer periodiek docker stats uit om RAM-gebruik te bekijken naarmate je team groeit

Schaalbaarheid buiten één VPS

Als je team aanzienlijk groeit, kan Docmost horizontaal schalen - maar voor de meeste teams onder de 100 gebruikers volstaat een enkele Hetzner of Contabo VPS. PostgreSQL is de bottleneck; upgraden naar een server met meer RAM en NVMe opslag lost de meeste prestatieproblemen op.

Voor meer zelfhostgidsen bezoek je selfhostvps.com/en/best/.